если использоват Журнал, то все же лучше настроить его на централизированную MySQL(или Н2 если используется) базу, хотябы на ту что для QSystem. Тогда бакапить легче и использовать коллективно можно.
К тому же, хорошо бы разработать пору плагинов-документов, чтоб можно было удобнее заполнять и печатать.
Укажите адрес сервера, пароль+пользователь. Думаю интуитивно понятно что и где.
Если БД оставите qsystem, то в ней Журнал сам создаст таблицы и будет с ними работать. Если захотите отдельную БД, то ее создать отдельно и указать имя пустой, но существующей БД для журнала.